Eine effektive Projektplanung ist ein Kernelement des Projektmanagements und erweist sich als Schlüssel zum Erfolg bei der Definition und Ausführung der Arbeit sowie deren Verfolgung im Projektverlauf. Microsoft Project 2019 Professional ist ein leistungsstarkes Paket von Tools. Mit diesen Werkzeugen wird der Planungsprozess Ihres Projekts von der Erstellung und Planung bis hin zur Analyse und Fertigstellung rundum unterstützt. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Microsoft Project 2019 Professional für die Projektplanung und bringen maximalen Nutzen durch Produktivität und Projekterfolg.
Schritt 1: Den Umfang und die Ziele des Projekts festlegen
Es ist wichtig, dass Sie sich zu Beginn der Planung über den Umfang und den Zweck Ihres Projekts im Klaren sind. Definieren Sie Ihre wichtigen Ergebnisse, Kontrollpunkte und Zeitpläne und stellen Sie einen Zeitplan auf, der mit Ihren Zielen übereinstimmt. Diese erste Phase der Planungsphase bildet die Grundlage für den Zeitplan des Projekts.
Schritt 2: Beginnen wir also mit einem neuen Projekt in Microsoft Project.
Starten Sie Microsoft Project 2019 Professional. Erstellen Sie als neues Projekt eine neue Projektdatei. Füllen Sie zunächst grundlegende relevante Felder wie den Namen des Projekts, das Startdatum, das Enddatum und die Dauer aus. Sie können auch alle Projektbeschränkungen oder Abhängigkeiten definieren, die sich auf die Planung auswirken können.
Schritt 3: Die Aufgaben und der Projektstrukturplan sollten umrissen werden.
Unterteilung des Vorhabens in kleine Komponenten, die wiederum in WBS unterteilt werden. Geben Sie Vorgangsnamen, Dauer und Vorgangsbeziehungen an, d. h. Abhängigkeiten zwischen Vorgängen. Sie können Abhängigkeiten definieren, die zu aufeinanderfolgenden oder sich überschneidenden Vorgängen in Microsoft Project führen.
Schritt 4: Ressourcen neu zuweisen und Aufgabenbeschränkungen festlegen.
Priorisierung von Ressourcen auf der Grundlage der Aufgabenanforderungen wie Teammitglieder, Ausrüstung und Materialien. Erstellen Sie die Ressourcenverfügbarkeit und Arbeitsbelastung, um eine optimale Ressourcenzuweisung vorzunehmen. Legen Sie außerdem Aufgabenbeschränkungen fest, um operative Grenzen wie Start- und Enddaten, Fristen und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu definieren.
Schritt 5: Verbessern Sie den Projektzeitplan.
Nutzen Sie die Planungs-Engine von Microsoft Project, um dem Computer die Berechnung von Start- und Endterminen für Vorgänge auf der Grundlage von Ressourcenverfügbarkeit, Abhängigkeiten und Beschränkungen zu ermöglichen. Ändern Sie Vorgangsdauern, Abhängigkeiten und Ressourcenzuweisungen nach Bedarf, um einen flexiblen Projektplan zu erstellen und Verzögerungen zu vermeiden.
Schritt 6: Kontrolle und Rechenschaft über den Fortschritt
Eine weitere Möglichkeit, die Echtzeitüberwachung und -verfolgung des Projektfortschritts zu verbessern, ist der Einsatz von Microsoft Project. Verfolgen Sie den Aufgabenstatus, erfassen Sie die tatsächlichen Start- und Endtermine und überwachen Sie den verbleibenden Aufwand und die Kosten. Microsoft Project führt visuelle Indikatoren und Berichte ein, die Ihnen helfen, Probleme zu diagnostizieren und Korrekturen vorzunehmen.
Schritt 7: Bewerten und modellieren Sie die Fertigstellung des Arbeitsplans
Verwenden Sie Microsoft Project's Berichts- und Analysewerkzeuge, um die Leistung des Zeitplans zu untersuchen und zu messen und Bereiche für Verbesserungen zu bestimmen. Erstellen Sie Gantt-Diagramme, Ressourcen-Histogramme usw. als visuelles Format, um den Projektfortschritt für die Beteiligten darzustellen. Anhand dieser Informationen können Sie die richtigen Entscheidungen treffen und den reibungslosen Ablauf des Projekts gewährleisten.
Schlussfolgerung
Die Projektplanung in Microsoft Project 2019 Professional ist ein Muss für jeden Projektmanager. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Schritte zur erfolgreichen Implementierung von Projektplanung, -zeitplanung und -verfolgung, damit Sie Ihre Projektziele stets zeitnah erreichen. Die Nutzung der leistungsstarken Funktionen von Microsoft Project hilft den Benutzern, die Planungsprozesse zu beschleunigen, die Ressourcennutzung zu optimieren und den Projekterfolg zu steigern.